Podpořili jsme zefektivnění a sjednocení procesu plánování a vyhodnocování v komerčním i neziskovém sektoru dle pravidla: správně a včas.
Navrhli jsme a podpořili realizaci změn do procesů, které kromě bezpapírového oběhu dokladů přinesou i časovou úsporu. Koordinovali jsme zavedení chybějících systémů a optimalizaci stávajících.
Navrhli jsme a odpovědnosti v hospitality provozech. Dále podporujeme optimalizaci a doplnění organizační struktury. Z počátku některé pozice outsourcujeme.
O společnosti
Agentura pro rozvoj Broumovska je organizací, která je zřizovatelem regionálního rozvojového ekosystému, který zahrnuje několik neziskových a obchodních organizací působících na Broumovsku. Dále je servisní organizací pro komerční subjekty, mezi něž kromě Sýrárny Broumov a Centra služeb Broumov, patří i síť hotelů a restaurací v překrásném regionu Broumovska a Adršpachu (hospitality provozy).
Podstatou naší spolupráce s LightMe je realizace procesně i technicky komplexních změn v rámci netriviálního organizačního ekosystému. Radostí je možnost shodnout se na přístupech a směrech a následný silný autonomní přístup vedoucí k realizaci cílů.
Jan Školník, zakladatel Agentura pro rozvoj Broumovska, CEO HOBRA Školník s.r.o
Výchozí situace
Klient identifikoval některé nedostatky, které chtěl změnit. Denní tržby na hotelových provozech se přepisovaly do excelové tabulky ručně. Dohledávání rozdílů v inventurách nebylo plně systémové. Provozy v některých oblastech nehospodařili zcela predikovatelně. V systému nebyl implementován plně systém hmotných odpovědností. Nebyly jednotné účtové osnovy, a i jiné číselníky. Docházka se do mezd přepisovala ručně často na poslední chvíli. V neziskovém sektoru bylo vyhodnocování velmi pracné s použitím kontingenčních tabulek, nejednotných pro jednotlivé dotační projekty. Společnosti v komerčním i neziskovém sektoru nevyužívali plně potenciálu vzájemné synergie. Některé pozice v celém systému nebyly obsazeny a/nebo neměly zřejmý produkt (odpovědnosti/pravomoci).
Co potřebovali vyřešit
Zákaznický přístup i interně.
Prokazatelné a predikovatelné hospodaření a kontrolované cash-flow.
Procesní přístup, měření chtěných a důležitých ukazatelů.
Dokumentované procesy (proces není, není-li dokumentován).
Sdílení společného příběhu (vize).
- Decentralizovaný/autonomní přístup při zachování loajality k celku
- Společná a dílčí strategie
Jak jsme to vyřešili
Technické a systémové změny
Začali jsme podporou optimalizace číselníků a návrhem a následně propojením nově užívaného software (HR: Alveno, digitalizace dokumentů: Wflow). Následně jsme podpořili jednotné reportování a plánování (ABN). Přistoupili jsme k tomu tak, že jsme navrhli a realizovali konsolidaci dat neziskového sektoru a konsolidaci komerčních subjektů a nad těmito dvěma databázemi se nyní realizuje vyhodnocení a plánování.
Vlastní implementace procesních změn
klíčové zaměstnance v uvedení změn do praxe s využitím outsourcingu chybějících pracovních postů ze strany LightMe. Uvedli jsme do praxe reporting klíčových (zejména) ekonomických ukazatelů. Nyní asistujeme u plné digitalizaci oběhu dokladů v neziskových i komerčních provozech.
Další kroky
Podporujeme náhradu námi poskytovaných služeb kmenovými pracovníky s odpovědností a pravomocí na jednotlivých pozicích. Podporujeme dokumentaci jednotlivých procesů tak, aby byla změna udržitelná. Provádíme supervizi s cílem zavést změny do rutiny a vytvořit prostředí, které má vlastní schopnost evoluce.
